Срок хранения договора с контрагентом

Сколько хранятся договора с поставщиками

Так, есть некий сотрудник, обычно это кто-то из сотрудников бухгалтерии, который отвечает за хранение договоров с контрагентами или любых других подобных бумаг.У него имеется отдельная папка, где они все постоянно находятся, пока действуют.

По мере того как договор закрывается, он перекладывается в другую папку.Удобно будет завести специальный реестр в электронной форме, где все указанные документы будут перечислены по порядку с указанием срока хранения.

Но вначале этот срок следует определить.

Лучше всего пробежать с папкой по всем отделам, которые в той или иной мере касаются договоров, чтобы лучше понимать их суть.По мере накопления опыта необходимость подобных действий исчезнет.

Потом, когда точно понятно, что именно из себя представляет каждый из документов, проставляет конкретный срок его хранения.

В некоторых случаях будет удобней указывать дату закрытия договора и, приплюсовывая

Сколько лет хранятся договора с поставщиками

Устанавливаем срок хранения договоров по перечням

1. Сроки хранения документов, как мы знаем, определяются по специальным перечням. На всякий случай вспомним их:Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв.

При этом нарушение обязательств или сроков, как правило, предусматривает серьезные штрафные санкции.

Кроме того, своевременное выполнение обязательств контрагентов, оформленных на основе письменно заключенных договоров — это гарантия своевременного обеспечения предприятия всем необходимым, непрерывности его производственного и организационного цикла. Обратите внимание! Под текущим хранением подразумевается хранение договоров, действие которых еще не завершено или завершилось в текущем году.

Специализированные помещения

Срок хранения договоров в организации

272 Перечня срок хранения государственных, муниципальных контрактов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг составляет не менее 5 лет. По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам установлен постоянный срок хранения, однако критерии отнесения договоров к

«крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам»

Перечнем не установлены.

Договоры, соглашения, не указанные в отдельных статьях Перечня, хранятся 5 лет после истечения срока их действия (п. 436 Перечня). При этом экспертно-проверочными комиссиями государственных

Срок хранение договоров о поставке

Все указанные факторы регулируются законодательством, но из-за того, что один и тот же договор в разной ситуации может потребовать различных сроков хранения, часто возникают всевозможные проблемы, неоднозначные толкования и так далее. Разобраться во всем этом просто необходимо, хотя это и может быть сложно.

Нужно понимать, что в случае невыполнения требований законодательства в такой сфере, как хранение договоров в архиве, делопроизводство может быть не только не эффективным, но и опасным с точки зрения возможного наказания или штрафа.

Действующим российским законодательством указано, что по окончании срока действия должны храниться не менее пяти лет договора, касающиеся: аренды транспорта; перевозки грузов; энергоснабжения; страхования зданий;

Бухучет инфо

В справочной информации приведены сроки хранения наиболее распространенных документов организаций, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, утв.

Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, а также сроки хранения документов, не вошедших в указанные выше перечни и установленные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Вид документа Организации Срок хранения Основание Регистры бухгалтерского учета, в том числе главная книга Регистры бухгалтерского учета Организации В течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года ч.

1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» книга 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) ст.

361 Перечня, утв. Приказом Минкультуры

Порядок и сроки хранения договоров в организации

Согласно этому Положению, для их текущего должны быть выделены специальные несгораемые закрывающиеся на замок шкафы или оборудовано специальное помещение. Справка Регистрационная форма разрабатывается работодателем и представляет собой состав сведений, максимально полно отображающих информацию о каждом заключенном соглашении.

Если текущее хранение договоров осуществляется в подразделениях, у секретаря обязательно должен быть доступ к полной базе данных договоров или их реестру.

Поскольку, как уже было сказано, договоры являются важными документами, должна быть исключена их утеря.

С этой целью на предприятии ведется в электронном или бумажном виде реестр заключенных и подписанных экономически работающих договоров.

Хранение договоров в организации: нормативная база, сроки

Изучить эти документы крайне рекомендуется, однако лучше всего в процессе изучения выделить для себя именно те бумаги, которые используются в конкретном учреждении и относятся к определенной зоне ответственности.

Так, наименее распространенной системой является привязка к Выделяют краткосрочное, долгосрочное и постоянное хранение.

Первый вариант подразумевает наличие договора на протяжении срока до 10 лет. Второй — свыше 10 лет. Постоянный чаще всего используется только тогда, когда уничтожать документ вообще нельзя.

Сколько надо хранить договора с поставщиками

В основе группировки лежит экономическая целесообразность дальнейшего использования.

В организации заводят несколько книг учета, учитывающих:Сотрудничество с контрагентами – поставщиками, покупателями. Отдельная регистрация производится по постоянно действующим хозяйственным соглашениям и разовым договорам, например, на поставку канцелярских товаров.Договоры с поставщиками услуг.

Особое внимание уделяется сохранности соглашений об оказании коммунальных услуг и аренды помещений.

Если строительство является профильной

Хранение договоров: особенности и порядок. Срок хранения договоров

Особое внимание уделяется порядку хранения договоров, связанных с арендой или коммунальным обслуживанием.Подряда. Такие договоры используются при строительстве.С сотрудниками.Книги регистрации выполняют очень важную функцию.

Каждое учтенное соглашение в журнале имеет свой номер, посредством которого документ можно быстро найти в базе.Предприятия вправе самостоятельно группировать договоры по их назначению и определять продолжительность их хранения в соответствии с экономической целесообразностью.

Это, в свою очередь, обязывает обеспечить хранение договоров в течение более 5 лет. Исключение могут составлять периоды, предусмотренные для трудовых соглашений с сотрудниками.

dtpstory.ru

К таким документам, как правило, прилагаются дополнительные соглашения.

Особое внимание уделяется порядку хранения договоров, связанных с арендой или коммунальным обслуживанием.

Подряда. Такие договоры используются при строительстве.

С сотрудниками. Книги регистрации выполняют очень важную функцию. Каждое учтенное соглашение в журнале имеет свой номер, посредством которого документ можно быстро найти в базе. Особенности периодов Предприятия вправе самостоятельно группировать договоры по их назначению и определять продолжительность их хранения в соответствии с экономической целесообразностью.

При этом следует учитывать минимальный период, предусмотренных законодательством.

Источник: http://konsalt74.ru/skolko-hranjatsja-dogovora-s-postavschikami-67731/

Хранение договора с туристом: основные правила

Источник: журнал «Главбух»

Договоры на туристическое обслуживание – это те документы, которые подтверждают взаимоотношения туристических компаний с туристами. Поэтому, в случае проверки турфирмы компетентными органами и при возникновении судебных разбирательств по вопросам исполнения обязательств по договорам, предоставление оригинала договора является обязательным.

Значит, хранение договора с туристом с соблюдением сроков и установленного порядка, а также надлежащее хранение документов, связанных с заключением и исполнением договоров, журналов регистрации договоров, становится важным вопросом в деятельности компании.

И преждевременное уничтожение договоров, даже если оно организовано по всем правилам архивного дела, может иметь весьма непредсказуемые последствия для туристической фирмы.

Вообще сроки хранения архивных документов определены Перечнем, утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 (далее – Перечень). Соблюдать указанные в Перечне сроки должны все организации независимо от формы собственности (п. 1.

2 Перечня). В соответствии со статьей 443 Перечня к обязательным документам для всех юридических лиц независимо от их организационно-правовой формы относятся договоры возмездного оказания услуг со сроком хранения пять лет после истечения срока их действия.

Что касается дополнительного соглашения к договору на туристическое обслуживание, то оно является неотъемлемой частью договора и храниться должно вместе с ним. Если памятка туристу является приложением к договору, то она хранится также весь срок. Если это отдельный документ, то законодательством не предусмотрены сроки хранения таких документов.

По общему правилу срок хранения документов начинает исчисляться с 1 января календарного года, следующего за годом, в котором документ был закончен в делопроизводстве. Например, если договор на туристическое обслуживание закончил свое действие 30 ноября 2014 года, а статья 443 Перечня предписывает хранить его 5 лет после истечения срока действия, то:

• первым годом хранения будет 2015 год (с 1 января по 31 декабря 2015 года);
• последним, пятым, годом хранения – 2019 год. Только по окончании 2019 года такой договор можно будет уничтожить.

Сроки хранения договоров по правилам бухучета и НК РФ

Статья 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» предусматривает, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения должны храниться не менее пяти лет после отчетного года.

При смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации.

Расходы на хранение договора с туристом, которые несет турфирма, в бухгалтерском учете относятся к общехозяйственным (счет 26).

В налоговом учете также предусмотрены сроки хранения документов.

Несмотря на то что сроки в бухгалтерском и налоговом учете установлены разные, хранить договоры и все прилагающиеся к ним документы необходимо по наибольшему установленному сроку – 5 лет.

В налоговом учете затраты на обработку и хранение документов включаются в состав прочих расходов и уменьшают налогооблагаемую прибыль (подп. 18 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Ответственность за нарушение порядка хранения

Ответственность за сохранность договоров и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер Ответственность за организацию хранения несет директор турфирмы.

Для договоров и других документов в турфирме должен быть создан архив – текущий для документов отчетного года, постоянный – для документов прошлых лет.

Документы можно хранить как в самой организации, так и в архиве (государственном или частном).

Выдача документов из бухгалтерии и из архива, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

За отсутствие документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (грубое нарушение правил учета доходов и расходов), турфирму могут оштрафовать в следующих размерах:

• если утрачены документы за один период – 10 000 руб.;
• если утрачены документы за несколько налоговых периодов – 30 000 руб.;
• если отсутствие документов повлекло занижение налогооблагаемой базы – 20 процентов от суммы неуплаченного обязательного платежа, но не менее 40 000 руб.

Уничтожение архивных документов

Документы, срок хранения которых истек, уничтожают. Договоры, подлежащие уничтожению, можно сдать на макулатуру специализированной организации, занимающейся переработкой вторичного сырья, или уничтожить (сжечь, разорвать). Это оформляется актом, утвержденным директором турфирмы.

Для уничтожения архивных документов нужно, во-первых, создать комиссию и утвердить ее состав приказом директора турфирмы. Комиссия определив, у каких документов истек срок хранения и они подлежат уничтожению, составляет акт об их уничтожении. После его подписания отдельным актом комиссия фиксирует сам факт уничтожения документов.

Н. Гашина,
генеральный директор ООО «Аудит КонЭкс-Т»

Источник: https://otchetonline.ru/art/buh/47619-hranenie-dogovora-s-turistom-osnovnye-pravila.html